03.04.2025
Erfahren Sie, wie Unternehmen durch klare Ziele, richtige Anbieterwahl, technologische Kompatibilität, Sicherheitsstandards und Kosten-Nutzen-Analysen die optimalen digitalen Dienstleistungen für die Beschaffung finden.
Die Digitalisierung bringt eine Vielzahl von Chancen, aber auch Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Auswahl digitaler Dienstleistungen innerhalb der Beschaffung. Um das volle Potenzial digitaler Lösungen auszuschöpfen, müssen Unternehmen eine sorgfältige Auswahl treffen – gerade weil das Global Sourcing immer mehr Raum einnimmt. Dabei gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, von der klaren Definition der eigenen Anforderungen bis hin zur Kosten-Nutzen-Analyse. In diesem Artikel beleuchten wir die fünf wesentlichen Aspekte, die Unternehmen beim Einkauf digitaler Dienstleistungen beachten sollten, um langfristig erfolgreich zu sein und den Anschluss an die wichtigen Zukunftstechnologien nicht zu verpassen.
Beim Einkauf digitaler Dienstleistungen ist es entscheidend, zunächst die internen Geschäftsprozesse und Bedürfnisse genau zu analysieren. Unternehmen sollten sich fragen, welche Herausforderungen sie bewältigen wollen und welche digitalen Lösungen dabei unterstützen können. Eine klare Definition der Ziele – sei es die Verbesserung von Effizienz, die Optimierung der Kundenzufriedenheit oder die Steigerung der Produktivität – ist unerlässlich. Ebenso sollten Erwartungen an die Dienstleistung konkret festgelegt werden, um später den Erfolg messen zu können. Klare Anforderungen ermöglichen es, gezielte und passgenaue Lösungen zu finden, die bei der Beschaffung tatsächliche Vorteile bringen.
Dieser Schritt beinhaltet eine tiefgehende Untersuchung der vorhandenen Abläufe, um mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das kann die Nutzung bestehender Systeme oder den Bedarf an neuen Tools umfassen. Ein Fokus auf die tatsächlichen Geschäftsanforderungen hilft dabei, überflüssige Features zu vermeiden und sich auf den wesentlichen Mehrwert zu konzentrieren.
Nachdem die Bedürfnisse identifiziert wurden, sollten Unternehmen messbare Ziele und klare Erwartungen formulieren. Diese Ziele können sich auf die Verbesserung von KPIs wie Umsatz, Produktivität oder Kundenzufriedenheit beziehen. Das stellt sicher, dass sowohl interne Teams als auch externe Dienstleister ein gemeinsames Verständnis darüber haben, was die digitale Dienstleistung liefern soll. Wählen Sie den richtigen Dienstleister
Die Wahl des richtigen Anbieters für digitale Dienstleistungen ist ein zentraler Faktor für den Erfolg eines Projekts. Dabei sollten Unternehmen mehrere Kriterien berücksichtigen:
Ein Dienstleister mit einer guten Reputation hat seine Qualität offensichtlich schon bei anderen Kunden bewiesen. Bewertungen und Referenzen sind wertvolle Indikatoren, um die Zuverlässigkeit und die bisherigen Erfolge des Anbieters zu bewerten.
Die technische Expertise des Dienstleisters muss den Anforderungen des Projekts entsprechen. Das umfasst sowohl die Kenntnisse in spezifischen Technologien als auch die Fähigkeit, innovative Lösungen anzubieten, die den neuesten Standards entsprechen.
Ein engagierter und kompetenter Kundensupport ist essenziell, um bei auftretenden Problemen schnelle und effektive Lösungen zu erhalten. Der Support sollte in der Lage sein, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen und während der gesamten Laufzeit des Projekts verlässlich erreichbar sein. Hierzu sollten die eigenen Bedürfnisse sicherheitshalber auf die angebotenen Servicezeiten sowie die Verfügbarkeit an regionalen Feiertagen des Dienstleisters abgestimmt werden.
Bei der Auswahl digitaler Dienstleistungen spielt die technologische Kompatibilität eine entscheidende Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die neue Lösung nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann und auch Zukunftstechnologien ihren Platz haben.
Die Kompatibilität mit aktuellen Software- und Hardware-Systemen ist unerlässlich, um Datensilos zu vermeiden und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. Ein digitaler Dienstleister muss in der Lage sein, Schnittstellen (APIs) zu entwickeln, die mit den bestehenden Plattformen zusammenarbeiten. Eine unzureichende Integration führt oft zu Ineffizienzen und erhöhten Betriebskosten sowie nicht zu unterschätzender Nichtakzeptanz bei den Anwendern.
Die IT-Infrastruktur muss die neuen Technologien tragen können, ohne dass es zu Leistungseinbußen oder Sicherheitsproblemen kommt. Es ist wichtig, die Kapazität der Systeme zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass zukünftige Anforderungen – wie steigende Datenvolumen oder Benutzerzahlen – problemlos unterstützt werden. Skalierbarkeit ist ein Schlüsselfaktor, da das Unternehmen möglicherweise in Zukunft wachsen oder seine Geschäftsmodelle erweitern möchte.
Sicherheitsaspekte sind von zentraler Bedeutung beim Einkauf digitaler Dienstleistungen, insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten.
Der Dienstleister muss in der Lage sein, Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Das beinhaltet den Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsprotokolle, um die Datenintegrität sicherzustellen. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -updates sind unerlässlich, um Bedrohungen zu minimieren.
Digitale Dienstleistungen müssen branchenspezifische Standards und gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einhalten. Dazu gehören beispielsweise Vorschriften zum Datenschutz, zur Datenaufbewahrung und zur Informationssicherheit. Es ist wichtig, dass der Dienstleister nachweisen kann, dass seine Prozesse und Systeme den relevanten Compliance-Anforderungen entsprechen, um rechtliche Risiken zu minimieren. Zudem sollten Audits und Zertifizierungen vorhanden sein, die eine ordnungsgemäße Umsetzung dieser Vorgaben bestätigen. Die Einholung der diesbezüglich notwendigen Dokumente, wie z.B. einer Auftragsvereinbarung, ist vor der Beauftragung durchzuführen Die Sicherheitsvorkehrungen sollten nicht nur aktuelle Standards erfüllen, sondern auch zukunftssicher und flexibel genug sein, um auf neue Bedrohungen reagieren zu können. Das Thema Global Sourcing macht die Sicherheitsaspekte noch komplexer.
Die Kosten-Nutzen-Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die ausgewählte digitale Dienstleistung den erwarteten Mehrwert bringt für die Beschaffung im technischen Handel.
Zunächst sollten die direkten Kosten der Dienstleistung, wie Implementierung und Betrieb, mit dem potenziellen Nutzen verglichen werden. Der Nutzen lässt sich durch Effizienzsteigerungen, Zeitersparnisse oder verbesserten Kundenservice messbar machen. Der erwartete ROI (Return on Investment) spielt dabei eine wichtige Rolle.
Versteckte Kosten wie Schulungen, Wartung oder notwendige Anpassungen belasten das Budget. Besonders unternehmensspezifische Anpassungen verursachen bei künftigen Updates bzw. Veränderungen gern vergessene Zusatzaufwendungen für eine weitere Nutzbarkeit. Auch langfristige Verpflichtungen wie Lizenzgebühren oder Vertragslaufzeiten sollten sorgfältig geprüft werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Der Einkauf digitaler Dienstleistungen für die Beschaffung und das Global Sourcing erfordert eine gründliche Planung und Bewertung, um sicherzustellen, dass die gewählten Lösungen sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden. Durch die Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse, die Wahl eines passenden Dienstleisters, die Prüfung der technologischen Kompatibilität und Sicherheitsaspekte sowie eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen. So wird nicht nur der kurzfristige Erfolg gesichert, sondern auch eine nachhaltige digitale Strategie aufgebaut, die langfristig Mehrwert schafft.
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